Inbox Zero, el nirvana del Email

El email sigue siendo una de nuestras principales fuentes de información entrante/saliente y grandes cantidades de mails son agobiantes. Filtros automáticos y carpetas (o etiquetas) ayudan a reducir el tiempo y atención que nos demanda procesar los mails. Estos son eficientes para clasificar mensajes "fáciles" como newsletters o listas, pero más allá de eso solemos fallar al intentar clasificar meticulosamente el resto de la información.

En una serie de artículos para 43 Folders, Merlin Mann concibió el Inbox Zero, una estrategia sencilla para lidiar en forma eficiente con un gran volumen de mails. En lo personal he seguido la variante que Gina Trapani publicó en Lifehacker.

El objetivo es mantener nuestro Inbox vacío. No vamos simplemente a chequear el correo, sino que vamos a evaluar cada mensaje y convertirlos en acciones, lo cual incluirá mover los emails a carpetas/etiquetas basadas en estas acciones.

• Archive / Archivar: Si después de leer un mail no hay nada más que responder, archívenlo presionando Archive / Archivar. Si requiere una respuesta corta, respondan y archívenlo. Básicamente archiven cualquier "caso cerrado". Cualquier mail archivado quedará bajo All Mail / Todos o bien lo podremos encontrar haciendo una búsqueda simple o avanzada.
  
  
• Follow Up / Seguimiento: Si el mail requiere una respuesta larga o requiere que hagamos algo que no se puede responder o ejecutar en el momento, lo mandamos aquí. Follow Up serán nuestros pendientes. Recuerden revisar esta carpeta para hacer efectivamente el seguimiento requerido por estos mails y responderlos cuando puedan.
  
  
• Hold / Retener: Un colega tiene que responderte con info importante, o necesitas tener a mano durante los próximos días un mensaje con datos importantes -> lo mandamos a Hold / Retener. Me ha servido mucho para tener presente cosas que todavía no me han respondido y enviar recordatorios a las personas que me deben esta info antes de que sea muy tarde. Así como con Follow Up tendremos que revisar Hold / Retener con regularidad y archivar estos mails cuando ya no sea necesario tenerlos en esta carpeta.

Si queremos mantener una relación saludable con nuestro email la idea no es chequearlo cada 5 minutos. Esto genera un ciclo de cientos de interrupciones diarias que rompen la atención que necesita nuestro trabajo. Y sin un sistema sencillo y eficiente para procesar nuestro mail es fácil perder la perspectiva sobre lo que es importante o no.

Inbox Zero

En vez de simplemente chequear el correo cientos de veces por día, tómense el tiempo de "procesarlo" solo un par de veces por día y comprométanse a decidir que hacer con cada mensaje. Inbox Zero propone un sistema sencillo para lidiar con nuestro mail, manteniendo una perspectiva sobre los pendientes. Las tres carpetas suponen una base que cada uno podrá adaptar a sus necesidades.

La charla original de Merlin Mann sobre Inbox Zero para Google Tech Talk la pueden ver aquí. Otro material de referencia es el libro Getting Things Done de David Allen.